Prije nego što počnete: priprema radnog mjesta
Mnogi polaznici na prvom susretu otvore program i odmah osjete da je zaslon pun gumba koje ne razumiju. Dobra vijest je da ih za početak trebate možda pet. Prije prvog dokumenta odlučite što želite napraviti: pismo, popis troškova ili kratku prezentaciju za obiteljsko slavlje. Jedan konkretan cilj puno je lakši od općenitog učenja.
Zatim pripremite sve što će vam trebati. Sjednite udobno, stavite pokraj sebe papir i olovku za bilješke te otvorite novi, prazan dokument. U ovim jesenskim tjednima mnogi počinju upravo s popisom zimnice ili godišnjim troškovima kućanstva, što je odlično polazište jer točno znate što želite zapisati.
Ne morate pamtiti položaj svakog gumba. Dovoljno je da znate gdje se nalaze spremanje, poništavanje zadnje radnje i ispis. Sve ostalo naučit ćete usput, uz primjere koje ćemo proći u nastavku.
Pisanje dokumenta: od praznog lista do urednog pisma
Počnite tako da jednostavno upišete tekst, ne brinući za izgled. Oblikovanje dolazi na red tek kad su rečenice na mjestu. Kad ste gotovi, označite naslov mišem i povećajte mu slovo ili ga podebljajte. Tako se čitatelju odmah vidi o čemu je riječ.
Razmake između odlomaka ne pravite višestrukim pritiskom na tipku za novi red, nego jednim, a razmak prepustite postavkama odlomka. Time dokument ostaje uredan i kad ga kasnije mijenjate. Isto vrijedi za poravnanje: lijevo poravnanje najčitljivije je za većinu tekstova.
Svako malo pritisnite spremanje. Običaj koji vas jednom spasi od izgubljenog sata rada vrijedi više od svakog trika. Ako pogriješite, kombinacija tipki Ctrl i Z poništava zadnju radnju, i to koliko god puta treba.
Na kraju dokument pregledajte na zaslonu prije ispisa. Pogledajte pretpregled i provjerite stane li tekst na stranicu, jer to štedi papir i živce.
Prva tablica: kućni proračun bez straha od formula
Tablica je zapravo samo mreža kućica u koje upisujete podatke. Za kućni proračun u prvi stupac upišite vrstu troška, u drugi iznos. Redaka može biti koliko god želite, a svaki novi trošak jednostavno dodajete na dno popisa.
Prava korist dolazi kad program zbraja umjesto vas. Označite kućice s iznosima i potražite gumb za automatski zbroj. Program će ispod stupca ispisati ukupan iznos, a kad promijenite neki broj, zbroj se sam ažurira. Nema ručnog računanja i nema pogrešaka zbog umora.
Pazite da iznose upisujete samo kao brojeve, bez riječi uz njih. Oznaku valute možete dodati kasnije oblikovanjem kućica. Ako u kućicu upišete 'oko 50 eura', program je neće moći zbrojiti.
Za preglednost obojite zaglavlje tablice i dodajte crte oko kućica. Mala stvar, a tablica se lakše čita i vama i svakome kome je pokažete.
Prezentacija: pet slajdova za jednu jasnu poruku
Prezentacija ne mora biti duga. Za obiteljsko okupljanje ili sastanak udruge dovoljno je pet slajdova, a svaki neka nosi jednu misao. Prvi slajd je naslov, zadnji zahvala ili sažetak, a između njih tri točke koje želite prenijeti.
Na slajd stavite malo teksta i velika slova. Ako publika mora čitati gusti odlomak, prestat će vas slušati. Bolje je napisati tri kratke natuknice i ostalo reći glasom. Fotografije dodajte samo kad nešto objašnjavaju, ne radi ukrasa.
Odaberite jednu pozadinu i jednu vrstu slova za cijelu prezentaciju. Šarenilo umara, a ujednačen izgled djeluje pažljivo i profesionalno, čak i kad ste tek počeli. Ponuđeni predlošci u programu dobro dođu za prve pokušaje.
Prije nastupa jednom prođite kroz prezentaciju od početka do kraja uz mjerenje vremena. Vidjet ćete što je predugo, a što treba objasniti detaljnije.
Česte spoticaje i kako ih izbjeći
Najčešća poteškoća je izgubljena datoteka. Ljudi dokument spreme, ali ne znaju gdje. Zato pri prvom spremanju pogledajte koji je mapa odabrana i zapišite je. Najbolje je napraviti jednu mapu s imenom, primjerice Dokumenti, i u nju spremati sve.
Druga stvar je strah od klika. Polaznici često ne žele probati gumb iz bojazni da će nešto pokvariti. U uredskim programima gotovo sve se može poništiti, pa je istraživanje sigurno. Ako vam se nešto ne sviđa, samo pritisnite poništavanje.
Treća je nedosljedno oblikovanje, kad se u istom dokumentu miješaju različita slova i veličine. Odlučite se za jedan stil na početku i držite ga se do kraja.
Konačno, nemojte se uspoređivati s drugima. Netko tko tipkanjem provodi cijeli dan brži je, ali vi ćete uz redovito vježbanje brzo uhvatiti korak.
Kako vježbati da vještina ostane
Znanje se učvršćuje ponavljanjem, a ne jednim dugim sjedenjem. Dvadesetak minuta nekoliko puta tjedno daje bolje rezultate od cijelog popodneva jednom mjesečno. Odredite si male zadatke: napišite pismo prijatelju, složite popis za kupnju, napravite raspored obaveza.
Kad naučite jednu stvar, primijenite je odmah na nešto stvarno iz svog života. Tako vještina dobiva smisao i lakše se pamti. Dobro je i vratiti se na stare dokumente pa ih poboljšati s onim što ste u međuvremenu naučili.
Ako zapnete, zapišite točno što ne ide i što ste pokušali. Takvo pitanje lako je postaviti predavaču na konzultacijama, a često ćete odgovor naći već dok ga formulirate.
Gradivo u našem tečaju ostaje vam dostupno bez vremenskog ograničenja, pa se uvijek možete vratiti lekciji koju ste preskočili.
Uredski alati nisu rezervirani za one koji su s računalom odrasli. Dovoljno je krenuti s jednim malim zadatkom, spremati rad i ne bojati se poništavanja. Dokument, tablica i prezentacija temelji su na kojima gradite sve ostalo, a svaki sljedeći korak lakši je od prethodnog. Odvojite nekoliko tihih jesenskih večeri, uzmite šalicu čaja i isprobajte ono što ste ovdje pročitali. Vidjet ćete koliko ste već naučili.
